Kính gửi: - Đ/c Trưởng, Phó trưởng phòng
- Đ/c Viện trưởng Viện KSND các huyện, thị xã,
TP. Biên Hòa
Để việc thanh toán các khoản tiền công
tác phí, tiền làm thêm giờ, chế độ bồi dưỡng phiên toà, chi phí thuê mướn, tiền
văn phòng phẩm, tiền điện thắp sáng, tiền nước, chi trợ cấp nhân chứng… và các
trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho hoạt động, bảo đảm đúng quy định và
nhanh chóng tránh phiền hà đối với cấp huyện. Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Đồng
Nai hướng dẫn về quy trình và thủ tục thanh toán và quyết toán các chi phí theo
nội dung trên như sau:
I)
Chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền mặt và chuyển khoản: đối
với chứng từ chuyển khoản mà các nội dung chi không bắt buộc làm hợp đồng thì
đề nghị bổ sung thông báo số tài khoản
của bên bán, có đóng mộc của bên bán, để
bộ phận kế toán chuyển khoản.
1- Đối với các khoản chi thanh toán cho
cá nhân:
a. Thanh toán tiền làm thêm giờ:
1- Giấy đề xuất làm thêm giờ của đồng chí
nào thì đồng chí đó đề xuất, làm thêm giờ cho việc gì (theo mẫu);
2. Các văn bản liên quan đến việc làm
thêm giờ
2- Bảng chấm công làm thêm giờ (theo Mẫu
số: C01b- HD);
3- Giấy báo làm thêm giờ (theo Mẫu số:
C01C- HD);
5- Giấy đề nghị thanh toán (theo Mẫu số:
C37C- HD);
b. Thanh toán tiền sinh hoạt phí cho cán bộ đi học:
1- Các văn bản liên quan đến việc học
(các quyết định cử đi học, giấy triệu tập của cơ quan, Viện KSND Tối cao,….);
2. Lịch học, các hóa đơn liên quan đến
chi phí học theo quy định
3- Giấy đề nghị thanh toán (theo Mẫu số:
C37C- HD);
c. Thanh toán tiền thưởng: đối
với khen thưởng của Viện KSND Tối cao; Chính phủ,… chỉ chi khi đã có kinh phí
khen thưởng của các nơi đó chuyển đến.
1- Các văn bản liên quan (các quyết định
khen thưởng của cơ quan, Viện KSND Tối cao,….);
d. Thanh toán phúc lợi tập thể (
trợ cấp khó khăn, tiền tàu xe nghỉ phép năm, tiền nước uống, các khoản khác):
+
Tiền nước uống:
1- Giấy đề xuất
2- Các văn bản liên quan
3- Hóa đơn tiền nước
4- Giấy đề nghị thanh toán (theo Mẫu số:
C37C- HD);
+
Tiền tàu xe nghỉ phép năm: Cán bộ, công chức được thủ trưởng cơ
quan, đơn vị đồng ý cấp giấy cho đi nghỉ phép năm để thăm vợ hoặc chồng; con;
cha, mẹ (cả bên chồng hoặc bên vợ) bị ốm đau, bị chết.
1- Giấy nghỉ phép năm do Thủ trưởng đơn
vị cấp
2- Phải có đơn và được chính quyền địa
phương nơi thân nhân cư trú hoặc cơ sở y tế xác nhận có người thân bị ốm đau đi
điều trị ở cơ sở y tế, điều trị dài hạn tại nhà, hoặc bị chết.
3- Vé tàu, xe: trường hợp cán bộ công
chức đi nghỉ phép sử dụng phương tiện là máy bay khi có vé hợp pháp (vé điện tử
lượt đi, lượt về) sẽ được thanh toán tối đa theo giá cước vận tải khách công
cộng bằng phương tiện đường bộ, đường sắt, đường thủy phù hợp với tuyến đường
đi nghỉ phép.
4- Giấy đề nghị thanh toán (theo Mẫu số:
C37C- HD);
2- Đối với chi về hàng hóa, dịch vụ:
a. Thanh toán vật tư văn phòng:
+Văn
phòng phẩm:
1- Giấy đề xuất, bảng kê mua văn phòng
phẩm (nếu mua nhiều loại và số lượng);
2- Các văn bản liên quan việc mua văn
phòng phẩm (nếu có);
3- Hóa đơn;
4- Giấy đề nghị thanh toán (theo Mẫu số:
C37C- HD);
+Thay
mực, bơm mực:
1- Giấy đề xuất;
2- Các văn bản liên quan: phiếu kiểm tra
của bên bán (có đóng mộc của bên bán);
3- Hóa đơn;
4- Thông báo số tài khoản của bên bán;
5- Giấy đề nghị thanh toán (theo Mẫu số:
C37C- HD);
+Mua
sắm công cụ, dụng cụ văn phòng:
1- Giấy đề xuất;
2- Các văn bản liên quan việc mua công
cụ, dụng cụ;
3- Hóa đơn tiền công cụ, dụng cụ;
4- Giấy đề nghị thanh toán (theo Mẫu số:
C37C- HD);
+Mua
vật tư văn phòng khác (vật mau hỏng, rẻ tiền):
1- Giấy đề xuất, bảng kê mua hàng (nếu
mua nhiều loại và số lượng);
2- Các văn bản liên quan;
3- Hóa đơn tiền công cụ, dụng cụ;
4- Giấy đề nghị thanh toán (theo Mẫu số:
C37C- HD).
b. Thanh toán Hội nghị: in,
mua tài liệu, bồi dưỡng giảng viên, tiền phương tiện, thuê phòng nghỉ, tiền
nước…
1- Giấy đề xuất;
2- Các văn bản liên quan;
3- Hợp đồng, thanh lý hợp đồng (nếu thuê
hội trường, phương tiện vận chuyển, thuê mướn khác phục vụ hội nghị);
3- Hóa đơn;
4- Bảng kê đề nghị thanh toán (Mẫu số
C41- HD).
c. Thanh toán công tác phí:
- Giấy đi đường, công lệnh đi đường;
- Các văn bản liên quan đến việc đi công
tác (giấy triệu tập, giấy mời, kế hoạch,…);
- Tiền vé máy bay, tàu, xe: cuống vé, hóa đơn;
- Tiền thuê phòng nghỉ: Hóa đơn (thanh
toán theo tiêu chuẩn quy định trong quy chế).
d. Thanh toán chi phí thuê mướn: thuê phương tiện vận chuyển, nhà, đất, thuê lao động trong nước (trừ
thuê lao động hợp đồng thường xuyên, thực hiện nhiệm vụ chuyên môn), khác.
1- Giấy đề xuất;
2- Các văn bản liên quan;
3- Hóa đơn;
4- Giấy đề nghị thanh toán (theo Mẫu số:
C37C- HD).
e. Thanh toán sửa chữa tài sản
1- Giấy đề xuất;
2- Các văn bản liên quan (phiếu kiểm tra,
báo hư hỏng,...)
3- Hóa đơn;
4- Thông báo số tài khoản của bên bán;
5- Giấy đề nghị thanh toán (theo Mẫu số:
C37C- HD).
f. Thanh toán chi phí nghiệp vụ chuyên môn:
+Chi
bồi dưỡng phiên toà, trực nghiệp vụ:
1- Quyết định xét xử (có tên của kiểm sát
viên được phân công);
2- Hoặc Lịch trực nghiệp vụ, lịch xét xử
do Tòa án phát hành có tên của kiểm sát viên;
Trường
hợp nếu không có tên của kiểm sát viên trong lịch hay quyết định đưa ra xét xử
thì bổ sung thêm quyết đinh phân công xét xử.
+Chi
cho các hoạt động kiểm sát trại giam: tiền
văn phòng phẩm, công tác phí, làm thêm giờ, bảo hộ …Chứng từ thanh toán như
trên
3- Đối với chi khác:
1- Giấy đề xuất;
2- Các văn bản liên quan;
3- Hóa đơn;
4- Giấy đề nghị thanh toán (theo Mẫu số:
C37C- HD).
4- Đối với mua sắm tài sản cố định:
a. Trường hợp dưới 20 triệu đồng: Thủ trưởng đơn vị quyết định việc mua
sắm cho phù hợp, hiệu quả và chịu trách nhiệm về QĐ của mình, đảm bảo hóa đơn
chứng từ theo quy định ( thanh toán bằng chuyển khoản)
1- Các văn bản liên quan (kế hoạch, văn
bản,…);
2- Giấy đề xuất;
3- Hợp đồng, thanh lý hợp đồng, nghiệm
thu;
4- Bảng báo giá;
5- Biên bản bàn giao tài sản giữa bên bán
và đơn vị, giữa đơn vị cho bộ phận;
b. Trường hợp từ 20 triệu đồng đến 100
triệu đồng: thanh toán bằng chuyển khoản
1- Giấy đề xuất;
2- Các văn bản liên quan (kế hoạch, văn
bản,…);
3- Quyết định chỉ định, lựa chọn nhà cung
cấp tốt nhất;
3- Hợp đồng, thanh lý nghiệm thu;
4- Bảng báo giá của 3 nhà thầu khác nhau,
có đóng mộc treo;
5- Biên bản bàn giao tài sản giữa bên bán
và đơn vị, giữa đơn vị cho bộ phận.
b. Trườnghợp trên 100 triệu đồng trở lên:
thanh toán bằng chuyển khoản
- Mua sắm theo đề án: Gói thầu >100
triệu đồng đối với mua trang thiết bị nghiệp vụ thì đấu thầu; đối với mua xe ô
tô thì chào hàng cạnh tranh.
- Mua sắm phục vụ hoạt động thường xuyên
bằng vốn HCSN: Gói thầu >100 triệu thực hiện đấu thầu, gói thầu <100
triệu đồng thực hiện chỉ định thầu.
II/
Thủ tục, thời gian thanh toán:
1.
Yêu cầu:
*Chứng từ thanh toán: là
các giấy tờ liên quan đến việc thanh toán các nội dung chi
- Đúng mẫu quy định;
- Chứng từ thanh toán phải đầy đủ nội
dung (ngày, tháng, năm; chữ ký, họ tên, bộ phận; nội dung phải ghi cụ thể không
ghi chung chung.
*Quy định về ký chứng từ:
- Mọi chứng từ thanh toán phải có đủ chữ
ký theo chức danh quy định trên chứng từ, mới có giá trị thực hiện.
- Chữ viết trên chứng từ phải cùng một
nét chữ, ghi rõ ràng, thể hiện đầy đủ, đúng nội dung phản ánh, không được tẩy
xóa, khi viết phải cùng một màu mực, loại mực không phai, không viết bằng viết
đỏ.
2. Hình thức và thời
gian thanh toán:
a. Tiền mặt: Sau khi bộ phận kế toán nhận được chứng
từ thanh toán: Kế toán à kiểm tra, tính toán (5 ngày) nếu hợp lệ àlàm giấy phiếu chi tiền mặt àtrình lãnh đạo duyệt chi à chi tiền mặt cho người đề nghị thanh toán.
b. Chuyển khoản: Sau khi bộ phận kế toán nhận được chứng
từ thanh toán: Kế toán à kiểm tra, tính toán (4 ngày) nếu hợp lệ àlàm giấy chuyển khoản trình lãnh đạo duyệt à đưa qua Kho bạc để chuyển khoản cho bên bán theo số tài khoản và ngân hàng mà
người đề nghị thanh toán đã cung cấp.
3. Lưu ý:
- Hiện nay Kho bạc Nhà nước tỉnh Đồng Nai
đề nghị hạn chế chi tiền mặt;
- Đề nghị chứng từ phát sinh tháng nào
thì thanh toán tháng đó (công tác phí, xăng xe, …), nếu để quá thời hạn thanh
toán sẽ xin ý kiến của Ban lãnh đạo;
- Đối với chứng từ thanh toán từ 05 triệu
trở lên phải có hợp đồng, thanh lý, nghiệm thu.
III)
Tạm ứng:
- Số tiền tạm ứng không được quá 1 triệu
đồng (trừ trường hợp đi công tác ngoài tỉnh thì được tạm ứng số tiền từ 5 triệu
trở lên).
- CBCC phải hoàn ứng trong vòng 01 tháng
kể từ ngày tạm ứng.
Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Đồng Nai yêu cầu các Đ/c Trưởng,
Phó trưởng phòng, Viện trưởng Viện KSND các huyện quan tâm, phổ biến, triển
khai đến cán bộ làm công tác kế toán thực hiện nghiêm túc để thanh quyết toán
đúng thời gian và quy định của pháp luật (gửi kèm mẫu).
VIỆN TRƯỞNG